Служебная командировка — это поездка работника в другой город по потребностям компании. Работодатель обязан возместить не только цена проезда к месту назначения и проживания, но и все другие затраты в рамках фиксированного лимита на один день командировки. Такая выплата называется суточными, и о ее размере и изюминках отправится обращение в этой статье.
По закону всем командированным положены суточные выплаты — это покрытие дополнительных затрат работника, связанных с его нахождением вне постоянного места жительства. Большие нормы суточных при командировках в 2018 году так же, как и прежде регулируются страной и, если сравнивать с прошлым годом, остались прежними. Рассмотрим, в каких случаях и какую сумму может заплатить работодатель командированному сотруднику без обложения этих выплат налогами.
Законодательные нормы
Обязанность возместить сотруднику в командировке его затраты, связанные с ней, регламентирует ч. 1 статьи 168 Трудового кодекса РФ. Такие затраты делятся на:
- затраты на проезд к месту назначения и перемещения в чужом городе;
- затраты на проживание;
- другие затраты, компенсируемые в виде фиксированной суммы на день (суточных).
В первых двух случаях возмещаются фактические затраты, которые обоснованы документально. А вот размер суточных является фиксированным и никаких дополнительных документов не требует. Его организация определяет самостоятельно, закрепляя их размер в локальных нормативных актах. Законодательство относит к таким документам утвержденное начальником компании Положение о командировках, и учетную политику.
Чтобы командированному работнику не пришлось платить с полученных так денег НДФЛ, большие нормы командировочных затрат в 2018 году прописаны в статье 217 Налогового кодекса РФ.
Командировочные затраты (суточные) в 2018 году: сумма
Большие размеры суточных, которые не будут считаться доходом работника и не облагаются НДФЛ, зависят от направления командировки:
- в случае если работник направлен в любую точку в России, необлагаемая сумма образовывает 700 рублей;
- в заграничных поездках сумма намного больше — 2500 рублей.
Организация-работодатель имеет полное право установить выплаты в большем размере, но с любой суммы превышения нужно удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ по простой ставке 13 %. К примеру, в случае если в компании предусмотрены суточные в размере 1500 рублей при внутренних поездках, то при выплате сотруднику бухгалтер вычтет из этой суммы необлагаемый лимит (700 руб.), а оставшуюся часть умножит на 13 %:
(1500 - 700) × 13 % = 104 руб.
Это сумма НДФЛ, которую следует удержать и перечислить в бюджет. На руки командированный получит:
1500 - 104 = 1396 руб.
На уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль либо УСН идет вся выплаченная сумма, в случае если ее размер закреплен во внутренних нормативных актах компании. Другими словами в данном примере на затраты возможно отнести всю сумму в 1500 рублей.
Порядок выплаты
Сотрудник должен получить компенсацию за ежедневно нахождения в командировке. Компания обязана оплатить так не только рабочие дни, но и все выходные и праздничные дни, если они совпали с этим периодом. Наряду с этим зарплата сотруднику начисляется в простом режиме (за выходные и нерабочие праздники в двойном размере). Суточные же платят также за период нахождения работника в пути. К примеру, если он ехал в поезде из Москвы в Новосибирск три дня, то за эти дни он также должен получить суточные.
Срок командировки может быть обоснован проездными документами или служебной запиской, в случае если сотрудник применяет персональный либо служебный автомобиль, чтобы добраться до места назначения и обратно.
Размер командировочных затрат в 2018 году: суточные при однодневной командировке
Не смотря на то, что законодательство не устанавливает ограничений по большому и минимальному сроку служебной поездки, в случае если такая поездка продолжается всего один день, то выплата дополнительных затрат человеку не положена. Он может получить лишь те деньги, которые были практически истрачены в поездке и на которые имеется подтверждающие документы. Фиксированные выплаты в этом случае не положены при командировках в пределах страны. При выезде за ее пределы предусмотрена оплата 50 % установленного максимума, т. е. 1250 рублей.
Но работодатель в праве провести такую выплату на собственное усмотрение. Действительно, в случае если работник предоставил документы на компенсацию проезда и других затрат (к примеру, питания), то такая выплата будет облагаться НДФЛ в полном размере. В случае если же подтверждающих документов и других компенсаций за однодневную командировку нет, то от НДФЛ все равно освобождается сумма 700 рублей, в случае если сотрудник был в пределах РФ и 2500 рублей, если он успел побывать за пределами страны. Такую позицию высказал Министр финаннсов России в письме от 01.03.2013 № 03-04-07/6189.
